Ne collecter que les données utiles et exploitées en formation
Impact Formation - 26e édition
Temps de lecture : environ 6 minutes
Bonjour et bienvenue dans cette 26e édition de l’infolettre Impact Formation !
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Pour rappel : nous lançons la première session en français du programme de certification “Learning Transfer Designer” qui débutera le 8 avril 2025 ! J’aurai le plaisir de l’animer, en présence de Joss qui m’épaulera pour cette première. :-) Pour vous y inscrire, cela se passe ici.
Pour en savoir plus, vous pouvez réécouter le 21e épisode de notre podcast “Retour sur les attentes” qui annonce notre nouveau partenariat et voir la rediffusion du webinaire que nous avons animé le 13 février 2025, en compagnie de Melanie Martinelli, dirigeante de l’ITE (Institute for Transfer Effectiveness).
Ne collecter que les données utiles et exploitées en formation
Que faites-vous des données que vous collectez après vos formations ?
Posez-vous la question sincèrement : exploitons-nous réellement les informations issues des enquêtes que nous faisons remplir à nos apprenants ? Trop souvent, la réponse est non.
Pourtant, cette collecte de données, si elle est mal pensée, peut se transformer en un véritable gaspillage de ressources, tant pour les apprenants que pour les équipes chargées de l’analyse et de l’exploitation des résultats.
Des données non exploitées, ça n’est pas seulement une perte de temps, c’est aussi une perte de crédibilité.
Si ces données n’ont pas d’impact sur vos décisions, alors pourquoi continuer à les collecter ? Regardons ensemble pourquoi cette pratique est problématique et comment l’améliorer.
Dans cette édition, nous allons voir comment identifier les données réellement utiles afin d’adopter des pratiques d’évaluation plus efficaces et ciblées.
Collecter des données sans les exploiter est une perte de temps et de ressources
Continuer à collecter des données inutilisées n’est pas une simple erreur administrative, c’est un problème systémique. Cela dilapide les ressources, épuise les apprenants et nuit à l’engagement global envers l’évaluation.
Ainsi, en sollicitant des retours qui ne sont jamais exploités, vous envoyez un message implicite aux répondants : “Votre avis ne compte pas vraiment.”
Prenons un cas fréquent : les données de niveau 1 sont rarement analysées au-delà des six premiers mois, pourtant, les questionnaires continuent d’être envoyés sans réel suivi. Pourquoi interroger les apprenants si ces informations ne sont pas utilisées ?
Le coût en temps est loin d’être négligeable. Remplir un questionnaire prend environ dix minutes, auxquelles s’ajoutent dix minutes pour la ressaisie et l’analyse. Pour une formation suivie par 1 000 personnes par an, cela représente 20 000 minutes de travail cumulées, soit 333 heures, l’équivalent de 48 jours de travail à raison de sept heures par jour. Ces chiffres illustrent l’impact d’un processus mal optimisé et soulignent l’importance d’une collecte ciblée et utile.
L’évaluation doit être un outil stratégique qui éclaire vos décisions, et non une simple formalité administrative qui surcharge vos équipes.
Pour cela, il est essentiel de ne collecter que les données réellement exploitées, d’alléger les questionnaires pour respecter le temps des apprenants et de dématérialiser l’analyse afin de réduire la charge de travail.
De plus, l’accumulation de données non traitées crée un effet d’entonnoir dans les équipes d'évaluation. Plus le temps passe, plus il devient difficile de traiter ces informations, renforçant une culture de procrastination et d’inefficacité. En fin de compte, c’est votre stratégie de formation qui en pâtit, car vous passez à côté d’opportunités d’amélioration précieuses.
Le piège du “au cas où”
De nombreuses organisations tombent dans le piège du “au cas où”. Elles collectent des données sans avoir de stratégie claire quant à leur usage. Parfois, elles mettent en place des tableaux de bord complexes qui restent inexploités faute de temps ou de priorisation.
Une autre approche consiste à automatiser la collecte de données, en espérant que des outils analytiques fassent le travail. Mais sans critères clairs ni intention stratégique, ces systèmes produisent souvent des rapports volumineux mais inutilisables. Résultat : des décisions clés continuent d’être prises sans s’appuyer sur des données probantes.
Alors, comment collecter moins mais mieux ?
Faites mieux avec moins : ne gardez que l’essentiel
Plutôt que de collecter des données par réflexe, adoptez une approche pragmatique et ciblée. Voici comment :
Posez-vous la question “Pourquoi ?” avant de collecter : pourquoi avez-vous besoin de ces données ? Quelles décisions seront prises grâce à elles ? Si vous ne pouvez pas répondre précisément, c’est un signe qu’elles ne sont probablement pas essentielles.
Exemple : un organisme de formation envoyait systématiquement un questionnaire postformation de 20 questions. En analysant leur usage, ils ont réalisé que seules trois questions étaient réellement exploitées. Ils ont donc simplifié l’enquête et augmenté leur taux de réponse de 35 %.
Définissez un seuil de suffisance : une fois que vous avez suffisamment de réponses pour identifier des tendances claires, cessez la collecte. Par exemple, si vous atteignez un échantillon représentatif après 200 réponses, arrêtez d’envoyer l’enquête.
Exemple : une entreprise avait l’habitude de collecter des réponses pour la totalité des participants à un programme avant d’analyser ses résultats. En ajustant son échantillon cible à 200 réponses, elle a obtenu des tendances fiables en deux fois moins de temps.
Utilisez des cycles d’analyse rapides : analysez immédiatement les premières réponses et ajustez vos dispositifs si nécessaire. Cela montre aux apprenants que leurs retours sont pris au sérieux et utilisés rapidement.
Exemple : une entreprise analysait ses enquêtes une fois par an, au moment de l’élaboration de son plan de développement des compétences pour l’année suivante. En passant à une analyse mensuelle des premières réponses, elle a rapidement détecté des problèmes récurrents et ajusté ses contenus, améliorant ainsi la satisfaction des participants et la pertinence des contenus.
Cette méthode réduit le gaspillage, renforce la confiance et concentre les efforts sur ce qui compte réellement.
Passez à l’action
Voici les étapes que vous pouvez suivre pour mettre en œuvre une collecte de données utile et efficace :
Faites l’inventaire de vos enquêtes actuelles : identifiez toutes les enquêtes en cours ou passées. Notez celles dont les données n’ont jamais été analysées ou utilisées.
Créez un tableau de décision : avant de lancer une nouvelle collecte, remplissez un tableau simple avec ces questions :
Quelles décisions cette enquête permettra-t-elle de prendre ?
Qui utilisera les données et comment ?
Combien de réponses sont nécessaires pour être pertinentes ?
Fixez des seuils et automatisez les arrêts : une fois vos seuils atteints (p. ex., un échantillon de 100 réponses), programmez l’arrêt automatique des enquêtes.
Partagez les résultats rapidement : faites un point régulier sur les tendances observées avec vos équipes ou les parties prenantes. Cela encourage l’utilisation immédiate des données.
Simplifiez vos outils d’analyse : optez pour des tableaux de bord légers et actionnables. L’objectif n’est pas de collecter des données pour le plaisir, mais d’éclairer vos décisions.
En adoptant ces pratiques, vous économiserez du temps, renforcerez la crédibilité de vos évaluations et améliorerez l’impact de vos formations. Alors, pourquoi attendre pour passer à l’action ?
À bientôt pour une nouvelle édition,
Jonathan
P.S. : si vous avez apprécié cette édition, n’hésitez pas à cliquer sur le cœur et à la partager avec votre entourage professionnel.
Quand vous le souhaiterez, je peux vous aider de trois manières :
Le livre L’évaluation de la formation : qualifié d’utile et pragmatique par les lecteurs des trois premières éditions (plus de 6 000 exemplaires vendus). La quatrième édition, coécrite avec Jean-Luc Gilles, présente une refonte de 80 % du texte.
Programmes de certification : le moyen le plus efficace pour monter en compétences sur l’évaluation de l’impact des formations (Kirkpatrick) ou le transfert des apprentissages (Learning Transfer Designer). Vos formations prendront une nouvelle dimension. Et vous aussi.
Conseil sur demande : le moyen le plus simple et accessible pour avancer sur l’une de vos problématiques. D’autres prestations sont également possibles.
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