Utiliser le dispositif "505" pour impliquer les managers
Impact Formation - 16e édition
Temps de lecture : environ 7 minutes
Bonjour et bienvenue dans cette seizième édition de l’infolettre Impact Formation !
Actualités
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Utiliser le dispositif “505” pour impliquer les managers
Je le rappelle fréquemment dans cette infolettre : l’un des grands défis, si ce n’est LE plus grand défi, dans le domaine de la formation est de garantir le transfert des acquis en milieu de travail. Pour cela, l’implication des managers est essentielle, mais souvent sous-estimée ou insuffisamment prise en compte dans le processus de formation.
Comment, alors, cadrer cette relation entre manager et collaborateur pour s’assurer que la formation ait un véritable impact sur la performance des collaborateurs comme de leur entreprise ?
Dans cette édition, nous allons voir comment un simple dispositif en trois temps peut vous permettre d’impliquer plus facilement le manager dans la formation de ses collaborateurs.
Pourquoi l’implication des managers est-elle si déterminante ?
Dans un monde parfait, les apprenants seraient complètement autonomes, et les managers n’auraient qu’un rôle marginal à jouer…
Un jour j’irai vivre en théorie, parce qu’en théorie tout se passe bien. (auteur non identifié)
Cependant, la réalité est tout autre : le soutien des managers est un levier crucial pour assurer que les acquis de la formation se traduisent en actions concrètes. De nombreux apprenants ont besoin de ce soutien pour surmonter les obstacles qu’ils rencontrent lorsqu’ils tentent de transférer les acquis de leur formation dans leur quotidien professionnel.
Sans implication active des managers, une grande partie des efforts de formation risque de s’évaporer. Les collaborateurs peuvent manquer de clarté quant à la façon d’utiliser leurs nouvelles compétences, ou être découragés si le contexte organisationnel ne les soutient pas. En impliquant les managers, on leur donne un rôle dans l’accompagnement et le suivi du transfert des compétences, augmentant ainsi l’impact de la formation.
Les managers sont souvent peu ou mal impliqués
Beaucoup d’organisations font l’erreur de simplement informer les managers des formations suivies par leurs équipes, sans leur donner un rôle actif. Ils s’attendent souvent à ce que ces derniers s’impliquent naturellement dans le processus. Cela aboutit à plusieurs scénarios problématiques :
Les managers ne savent pas comment soutenir le transfert : certains managers n’ont tout simplement pas été formés pour accompagner leurs collaborateurs postformation. Ils peuvent vouloir aider, mais ne savent pas par où commencer.
Les managers ignorent leur rôle : d’autres managers ne savent même pas qu’ils devraient jouer un rôle dans ce processus, croyant que c’est uniquement l’affaire des acteurs de la formation. Si on ne leur communique pas clairement nos attentes, et quels devraient être leurs rôles et leurs responsabilités, ils risquent de rester à l’écart.
Les managers ne peuvent pas soutenir : certains sont tout simplement surchargés et n’ont pas le temps ou les ressources nécessaires pour accompagner leurs collaborateurs de manière efficace.
Les managers ne veulent pas s’impliquer : dans certains cas, il peut y avoir un manque de volonté, les managers ne voyant pas la valeur ajoutée ou n’étant pas incités à s’engager dans ce processus.
J’utilise fréquemment cette grille des “quatres types de managers” afin de cibler mes interventions pour accroître leur engagement. Cette grille n’est absolument pas validée scientifiquement, mais elle m’est utile pour expliquer pourquoi tant de managers restent en retrait dans de nombreux cas.
En l’absence d’une structure claire pour leur implication, le soutien des managers reste faible et sporadique, limitant l’efficacité des formations.
Mon approche : le dispositif “505” pour cadrer la relation collaborateur-manager en formation
C’est là que le dispositif “505” entre en jeu. Je le décris au chapitre 5 de mon livre. La première fois que j’en ai entendu parler, c’était par l’intermédiaire de l’entreprise Carrefour Banque qui l’avait mise en œuvre. Depuis, il est déployé dans bien d’autres entreprises, sous différentes formes.
Ce dispositif a le mérite d’avoir un nom facilement mémorisable. Personnellement, je pense assez facilement à l’un des modèles de la marque automobile française ayant un lion pour logo… mais c’est peut-être un temps que les moins de 20 ans ne peuvent pas connaître.
Il a vocation à structurer clairement le rôle du manager avant, pendant et après la formation. Il repose sur trois étapes clés :
Durant (au moins) 5 minutes avant la formation : le manager et le collaborateur se rencontrent pour discuter du contenu et des objectifs de la formation. Ce court moment permet de clarifier les attentes et donner un cadre aux résultats espérés.
0 minute pendant la formation : le manager s’engage à ne pas interrompre ou solliciter le collaborateur pendant la formation. Cela peut aller jusqu’à inclure la prise en charge ou la répartition des tâches quotidiennes du collaborateur afin qu’il puisse se concentrer pleinement sur sa formation (souvenez-vous : “Un jour j’irai vivre en théorie…”).
Durant (au moins) 5 minutes après la formation : un autre échange a lieu après la formation, durant lequel le collaborateur et le manager font le point sur les acquis et discutent de la manière dont ils peuvent être appliqués dans le travail. Ce moment est essentiel pour ancrer les apprentissages et pour planifier l’utilisation des nouvelles compétences dans des tâches concrètes.
Bien que cette méthode ne prenne qu’une dizaine de minutes au total (5 + 0 + 5, d’où son nom), elle crée un cadre structuré et facile à suivre pour les managers. Certains pourraient arguer que ces 10 minutes sont insuffisantes, mais en réalité, cette structure encourage souvent des échanges plus longs et plus riches. Sa simplicité est son atout principal, car elle permet à des managers souvent débordés de s’impliquer sans lourdeur administrative.
Passez à l’action
Si vous souhaitez mettre en place un tel cadre pour impliquer les managers dans le processus de formation, voici quelques étapes simples à suivre :
Formalisez le dispositif “505” dans une “charte qualité formation” : clarifiez les rôles et responsabilités de chaque acteur de la formation (collaborateur, manager, formateur…). Cette charte permettra d’officialiser le dispositif et de préciser les attentes à chaque étape de la formation (avant, pendant et après).
Faites valider et signer la charte par la direction : pour souligner l’importance du dispositif et garantir son application, obtenez l’adhésion officielle de la direction. Leur signature confère une légitimité et renforce la priorité de cette démarche.
Communiquez la charte auprès des parties prenantes : assurez-vous que cette charte soit bien diffusée et comprise par tous les acteurs concernés. Organisez des réunions ou des campagnes de sensibilisation pour expliquer son contenu et son importance.
Outillez les managers et collaborateurs concernés : si nécessaire, fournissez des guides pratiques pour aider les managers à réaliser les entretiens avant et après la formation (par ex. des grilles de discussion ou des fiches de suivi). Ces outils faciliteront la mise en œuvre concrète du dispositif.
Intégrez des questions de suivi dans les évaluations : dans les questionnaires d’évaluation postformation, incluez des questions spécifiques pour vérifier que le dispositif “505” a bien été appliqué. Cela permettra de mesurer son efficacité et d’identifier d’éventuels points d’amélioration.
En adoptant ce dispositif, vous améliorez non seulement l’implication des managers, mais vous renforcez aussi le transfert des compétences en créant un cadre simple, efficace, et applicable à toute organisation.
À bientôt pour une nouvelle édition,
Jonathan
P.S. : si vous avez apprécié cette édition, n’hésitez pas à cliquer sur le cœur et à la partager avec votre entourage professionnel.
Quand vous le souhaiterez, je peux vous aider de trois manières :
Le livre L’évaluation de la formation : qualifié d’utile et pragmatique par les lecteurs des trois premières éditions (plus de 6 000 exemplaires vendus). La quatrième édition, coécrite avec Jean-Luc Gilles, présente une refonte de 80 % du texte.
Programmes de certification : le moyen le plus efficace pour monter en compétences sur l’évaluation de l’impact des formations (Kirkpatrick) ou le transfert des apprentissages (Learning Transfer Designer). Vos formations prendront une nouvelle dimension. Et vous aussi.
Conseil sur demande : le moyen le plus simple et accessible pour avancer sur l’une de vos problématiques. D’autres prestations sont également possibles.
Merci pour ces explications claires et convaincantes. Je suis motivée pour mettre cela en place, y a plus qu'à !